【受注管理システム】

 

実際の店舗での受付する時も、POSを用いて受注の管理や、顧客の管理を行っているお店がほとんどではないでしょうか？

 

宅配クリーニングでも受注管理のシステムや顧客管理のシステムは有用で、特に宅配クリーニングではお客様と対面でのやり取りが出来ないぶん、依頼を受付けたあと「商品到着のメール」や、見積りが必要な場合は「見積の案内メール」、加工が終わりお戻しする時は「お返し案内メール」　　などの小まめな連絡をお客様1人1人に行う必要があります。

 

また、お客様への連絡以外にも、入金確認や、帳票作成、送り状の作成など、お店の行う作業は多岐に及びます。

 

こういった煩雑な作業を、ミスなく確実に行うにはアナログなやり方では限界があります。

 

その際に、ネットショップ向けにリリースされている受注管理システムや、顧客管理システムを応用することで、手間とミスを最小限に抑えているクリーニング店も多くいます。

 

ひとことで受注管理システムと言っても、中小規模のお店向けから、大規模のお店向けの販売管理システムまで幅広く、またパソコンにインストールして使用するものや、インターネットでアクセスして使用するものなどシステムの提供方法もさまざまです。

 

ではシステムを選ぶに時には、何を基準に選べばいいのでしょうか？

当然コスト面も重要ですが、より扱いやすい受注管理システムを選ぶため、以下の点にも注目するといいでしょう。

 

 

 

①依頼受付メールの取り込み機能があるか

この機能は、事前に設定を行っておけば、お客様から依頼のメールが届くと内容を解析し、自動で受注管理ソフトに登録をしていきます。

お客様からの依頼メールを一件一件見ながら名前や住所、連絡先などを手打ちしていくのは非常に骨の折れる作業ですし、入力のミスやモレが起きる可能性が高くなります。

 

そういった問題の解決策として①の機能は非常に有効です。

これにより、入力時の手間やミス・モレを格段に削減することができます。

 

 

 

②お見積連絡や入出荷の連絡などが送りやすい管理画面になっているか

宅配クリーニングでは、先にも述べたように「商品到着の連絡」「検品結果・料金案内」「入金確認の連絡」「加工仕上りの連絡」など、こまかな連絡のやり取りが多く発生します。

 

正確なメールフォローを手作業で行うとなると、毎日パソコンに張り付いて慎重に処理をしなければなりません。

よく使う文面をテンプレート化し、受注システムのメール自動配信機能を用いることで、この作業を簡略化することで、この作業を大幅に効率化することができます。

 

 

 

③依頼データの分析や、検索が行いやすいか

受注管理ソフトでは、検索機能や分析機能に力を入れて開発しているものも多く、そのデータをもとに次の営業戦略を打ったり、現在行っている営業施策が効果的かを判断する材料となります。

 

以上のような点をふまえ、ほんの一例ではありますが、宅配クリーニングに有用な受注管理システムをご紹介します。